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如何搭建企業(yè)知識庫，看完這幾點(diǎn)就懂了

原創(chuàng)

2024/02/27 16:04:09

來源：天潤融通

作者：Tian

圖標(biāo) 3013

本文摘要

企業(yè)知識庫的建設(shè)對提升組織的總體知識管理能力具有重要意義。更好的知識庫能夠在員工碰到業(yè)務(wù)有關(guān)問題時快速查找相應(yīng)的解決方案信息，還可以在平臺上分享自己經(jīng)驗，協(xié)助其他同事學(xué)習(xí)與提升。對于新員工來說，那也是把握新品、新政策、新流程的重要途徑，減少學(xué)習(xí)成本。

如何搭建企業(yè)知識庫

企業(yè)在知識庫建設(shè)通常難以推進(jìn)，有了需求、有了解決方案也很難落地推進(jìn)，因為企業(yè)各個部門工作安排不一樣，信息化水平參次不齊，尤其是內(nèi)容獲取方面，面臨很大困難。那么到底如何搭建企業(yè)知識庫呢?

統(tǒng)一建設(shè)

企業(yè)知識管理建設(shè)，先統(tǒng)一規(guī)劃，保證總體內(nèi)容全面，資源整合。統(tǒng)一建設(shè)的目的是讓公司員工在不反復(fù)查找的情形下得到所有需要的信息。

在統(tǒng)一建設(shè)時，要注意以下幾點(diǎn)：

(1)內(nèi)容要全面：根據(jù)不同的業(yè)務(wù)需求，規(guī)劃建設(shè)所需的內(nèi)容;

(2)資源整合：對企業(yè)內(nèi)部、外部的所有信息進(jìn)行統(tǒng)一存儲、整合;

(3)資源統(tǒng)一：避免由于信息孤島導(dǎo)致的重復(fù)建設(shè)和浪費(fèi)。

企業(yè)知識管理團(tuán)隊?wèi)?yīng)充分認(rèn)識到建設(shè)工作的重要性，積極主動地進(jìn)行規(guī)劃和推動;

采取相應(yīng)措施，確保建設(shè)工作能夠有序開展。對于不能及時響應(yīng)的問題，需要及時調(diào)整;對于無法滿足需求的內(nèi)容，需要及時優(yōu)化更新。

多版本管理

知識庫的核心價值是“分享”，即知識“多版本管理”。傳統(tǒng)文檔管理系統(tǒng)難以達(dá)到多版本管理，企業(yè)的知識庫必須在一定程度上適用不同版本的備份和恢復(fù)。當(dāng)一個文檔有多個版本時，怎樣統(tǒng)一地備份和恢復(fù)他們?如何確保在任何版本變化時都能快速備份和恢復(fù)?

答案是：利用知識管理系統(tǒng)實現(xiàn)多版本管理。當(dāng)用戶需要對某一版本進(jìn)行備份和恢復(fù)時，只需在系統(tǒng)中設(shè)置一次備份，便可將數(shù)據(jù)自動還原到之前的狀態(tài)。

內(nèi)容安全

在企業(yè)知識庫的建設(shè)環(huán)節(jié)中，內(nèi)容屬于公司私有財產(chǎn)，也是維持企業(yè)競爭力的關(guān)鍵，因此特別需要注重內(nèi)容安全。這是因為知識庫里的信息是由公司職員在日常工作中產(chǎn)生的，假如被一些別有用心的人應(yīng)用，可能會帶來嚴(yán)重后果。

企業(yè)在搭建知識庫時，一定要做好內(nèi)容安全管理工作，需要對知識庫的內(nèi)容進(jìn)行嚴(yán)格的審批和審核，對于涉及敏感信息的內(nèi)容需要嚴(yán)格保密;

對員工進(jìn)行培訓(xùn)，讓員工了解和遵守知識庫中的相關(guān)規(guī)定。只有做好內(nèi)容安全工作，才能更好地保證企業(yè)知識庫的長期使用。

自動更新

知識庫的內(nèi)容需要不斷更新，這就需要借助自動更新功能。這是由于在日常工作中，往往會出現(xiàn)很多重復(fù)的工作，也就是重復(fù)性勞動。在這些工作中，由于沒有自動更新的功能，這就導(dǎo)致了員工在工作過程中會產(chǎn)生重復(fù)勞動的現(xiàn)象。而自動更新功能可以讓員工能夠?qū)⒅貜?fù)勞動的工作交給機(jī)器，從而讓員工能夠把更多時間用在更有價值的事情上。

知識庫內(nèi)容務(wù)必與時俱進(jìn)，這需要依靠在線升級。這是因為在日常工作上，常常會有許多重復(fù)的工作，也就是重復(fù)的工作。在各種工作中，因為沒有在線升級效果，員工在工作中會有無效勞動。在線升級能讓員工把無效的工作交到設(shè)備，讓其花更多的時間在更有價值的事情上。

多渠道宣傳

在宣傳方面，可以借助新媒體平臺，例如微信、微博、公眾號等，吸引員工對知識庫的關(guān)注和使用;也可以通過問卷調(diào)查、網(wǎng)絡(luò)投票等方式，增加員工的參與度，讓他們?yōu)槠髽I(yè)知識庫的建設(shè)提出自己的意見和建議。

總之，建設(shè)知識庫是一個長期而復(fù)雜的過程。建立知識庫需要一個很長時間的積累和沉淀。在這個過程中，企業(yè)不僅要不斷積累知識資源，還要不斷地對知識進(jìn)行管理和維護(hù)，使其能夠持續(xù)發(fā)揮作用。

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